Распорядительная часть приказа содержит

Приказ

• История делопроизводства
• Инструкция по делопроизводству
• Должностная инструкция
• Адресат и адресование документа
• Согласование документа
• Подпись
• Печать
• Отметки на документе

Приказ

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Пример оформления приказа

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

• констатирующей (вводной);
• распорядительной.

Констатирующая часть

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на. ».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О. » от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О. » от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

Приказ

Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующего на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на общем бланке или бланке приказа, в котором указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего органа (в бланке государственной организации, предприятия), вид документа (приказ), место его издания, предусмотрено место для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту. Если учреждение имеет право использовать гербовые бланки, в состав реквизитов бланка приказа включается герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Последние используются для документирования приема, перевода, увольнения и других ситуаций движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя организации (инициативные), так и во исполнение распорядительных документов органов власти и управления или вышестоящих организаций.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается своеобразное объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Преамбула заканчивается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое может печататься прописными буквами с новой строки (без абзаца). По правилам подготовки распорядительных документов в федеральных органах исполнительной власти слово «приказываю» не переносится на новую строку и печатается строчными буквами в разрядку 1 . При подготовке документов в других организациях используется тот порядок оформления приказов, который закреплен в инструкции по делопроизводству.

Текст распорядительной части приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части приказа содержит формулировку конкретного действия и начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. При наличии промежуточных сроков исполнения или при разбивке поручения на отдельные задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. В последнем пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на . ». В случае если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Признать утратившим силу (признать недействительным) приказ от 00.00.0000 № 00 “О. ”». Если новый приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного документа, то отменяются соответствующие пункты. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. », так как подразделения или должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который готовится исполнителем вместе с проектом документа.

Проекты приказов и приложения к ним должны быть завизированы исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений (или должностными лицами), которым даются поручения. Кроме того, проект приказа принято согласовывать с юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам, а также выражает согласие с формулировками документа.

В практике деятельности федеральных органов исполнительной власти принято обобщать возражения по проекту приказа, возникающие в ходе согласования, и излагать их в справке, которая в этом случае является приложением к приказу. При возникновении изме-

См.: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

нений принципиального характера проект приказа подлежит переоформлению и повторному согласованию 1 .

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания).

Приказы могут иметь приложения. Приложениями могут являться нормативные документы (инструкции, положения, правила и т.п.), таблицы, графики и др. Общий реквизит «Отметка о наличии приложений» на документе не проставляется. Ссылки на наличие приложений содержатся в соответствующих пунктах распорядительной части. Если приложений несколько, их нумеруют. Например:

«. согласно приложению 1» или «приложение 1», «приложение 2»

В случае когда приказ утверждает другой документ, последний также является приложением к приказу. В соответствующем пункте об этом делается отметка (прилагается).

На документах, являющихся приложениями, в правом верхнем углу первого листа указывается:

к приказу генерального директора от 12.08.2010 № 40

При составлении совместных приказов (например, федеральными органами исполнительной власти) бланки не используются. Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляются следующим образом:

• • наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
• • наименование вида документа — ПРИКАЗ — располагается центрованным образом;
• • дата совместного приказа — единая и соответствует дате более поздней подписи;
• • регистрационный номер документа, составленного двумя и более органами, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти, которые проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе;
• • подписи руководителей федеральных органов располагаются на одном уровне [1][2] .

Пример оформления приказа приведен в приложении 9.

• [1] См.: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
• [2] Там же.

Требования к тексту приказов

Преподавание текста приказа учреждений (организаций), действующих на принципах единоначалия, должно идти от первого лица в форме единственного числа.

Оформляют приказы на общих бланках или на специально разработанном в организации бланке приказа как с угловым, так и с продольным (центрируемым) расположением постоянных реквизитов.

Содержание приказа (распоряжения) кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога “О” и составляется с помощью отглагольного существительного (“Об утверждении. “, “О введении. “, “О. “) или существительного (“Об итогах. “, “О мерах. “, “О. “, “О продолжении работы. “).

Текст приказа (распоряжения) по вопросам основной деятельности учреждения и по административно-хозяйственным вопросам состоит из двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной (революционной) частей.

Констатирующая часть текста приказа содержит следующие элементы:

вступление (указывается причина издания приказа);

– доведение (перечисляются главные факты);

вывод (излагается цель издания приказа).

Констатирующая часть приказа излагается по возможности кратко и охватывает те вопросы, в отношении которых будут поданы предписания в розпорядчій части. Она может ограничиваться одной-двумя фразами. Констатирующая часть начинается словосочетаниями: В связи. На выполнение. . Согласно. Для выполнения С целью. .

В констатирующей части приказа авторы могут указывать основание, обоснование или цель составления документа, например:

С целью реализации Постановления Верховной Рады Украины от.

Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указывается название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок.

Например: Во исполнение постановления Кабинета Министров Украины от 19 марта 2013 г. №178 “Об упорядочении применения . “

Точка в конце констатирующей части не относится.

Распорядительная часть приказа начинается со слова ” ПРИКАЗЫВАЮ”, распоряжение может начинаться со слова “ОБЯЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.

Структура распорядительной части приказа зависит от объема и содержания приказа. Если в пункте приказа содержится несколько мероприятий, разных по характеру, то каждый выделяется в подпункт. В каждом пункте должны быть указаны исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные (служебные) лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: “председателям районных государственных администраций”, “начальникам структурных подразделений”.

При этом, как правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: “ускорить”, “улучшить”, “активизировать”, “обратить внимание” и тому подобное.

Если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинают с указанием должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. Инициал(ы) в тексте приказа ставят после фамилии, например:

1. Утвердить сводную номенклатуру дел учреждения.

2. Заведующей канцелярией Феденко Т. М. организовать занятия с руководителями структурных подразделений.

Если приказом (распоряжением) отменяется предыдущий распорядительный документ, в розпорядчій части указывается пункт, который должен начинаться со слов:

“Признать таким, потерявший силу. “.

Изменения, которые вносятся в приказ (распоряжение) оформляются отдельным приказом (распоряжением), который должен иметь такой заголовок: “О внесении изменений в приказ (распоряжение). ” с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) начинается с такого пункта:

1. Внести изменения в приказ (распоряжение)”.

Далее отдельными подпунктами формулируются изменения в распорядительного документа, например:

1) пункт 2 изложить в следующей редакции. “;

2) пункт 3 исключить”;

3) абзац второй пункта 4 дополнить словами. “.

Если изменения в распорядительного документа оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа (распоряжения) указывается:

1) Внести изменения в. (прилагаются)”.

До приказов (распоряжений) не может включаться пункт “Приказ (распоряжение) довести до сведения. “. Учреждения, их структурные подразделения, должностные (служебные) лица, до сведения которых доводится приказ (распоряжение), указываются в указателе (списке) розсипки, который составитель готовит вместе с проектом распорядительного документа и передает в службу делопроизводства после подписания такого документа.

Последний пункт распорядительной части приказа в случае необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение или должностное лицо функций по контролю за исполнением приказа (распоряжения). При этом, срок выполнения приказа должен быть реальным. Необходимо также учитывать время на доведение содержащейся информации до конкретных исполнителей.

Нумеруются приказы (распоряжения) в порядке их издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и по кадровым вопросам (личного состава) имеют отдельную порядковую нумерацию.

Копии приказов (распоряжений) заверяются службой делопроизводства или кадровой службой и направляются заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Список розсипки составляется и подписывается работником, который его составил.

Образец приказа по общим вопросам приведены в приложении 4.7.

Приказы по основной деятельности

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

название вида документа (ПРИКАЗ);

заголовок к тексту;

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти [1] . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу. В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

. (приложение 1) . (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: . (приложение), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

[1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Образец приказа:

Об образовании юридической

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

• Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
• Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
• Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Источники:

http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/prikaz.html
http://m.studref.com/325664/dokumentovedenie/prikaz
http://studbooks.net/60580/dokumentovedenie/trebovaniya_teksta_prikazov
http://www.profiz.ru/sr/5_2005/1545/
http://www.klerk.ru/buh/articles/3703/