Что надо знать делопроизводителю в детском саду

Ответы на любые вопросы

Ведение бумажной работы на предприятии требует особой внимательности, аккуратности и отличной памяти. Всеми этими качествами должен обладать делопроизводитель. Кто это такой, должен знать каждый абитуриент, поскольку данная профессия считается одной из самых перспективных.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
Надлежащее оформление документов;
Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
Ведение архива.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
Уметь следить за порядком исполнения документации;
Понимать, как производится отправка исходящих документов;
Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
Подавать документы в отдел образования;
Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России – МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

Читать еще: Что происходит после суда по кредиту

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.

Видео о деятельности людей этой профессии

В этом видео специалист по подбору персонала Артем Денисов расскажет, в чем заключаются обязанности делопроизводителя с сфере ПК:

Что должен делать делопроизводитель в детском саду

Делопроизводитель детского сада — служащий, заведующий канцелярскими делами, делопроизводством в учреждении. На ставку делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее специальное или высшее экономическое образование и стаж работы от 1 года на аналогичных должностях по делопроизводству.

Обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель в детском саду свои обязанности выполняет строго по должностной инструкции. В зависимости от устава учреждения они могут быть дополнены или сокращены.

Главная и приоритетная функция — ведение документооборота (упорядоченное перемещение внутренней входящей и исходящей документации в процессе работы с ними должностных лиц), контроль исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета), создание номенклатуры дел.
Делопроизводитель работает в тесном контакте с заведующим ДОУ и его заместителями, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений и вышестоящими инстанциями, например департаментом образования города.
Организовывает подготовку необходимых актов для руководства, отвечает за качество их подготовки, правильности составления и оформления. Согласует и оформляет документы, которые рождаются в процессе деятельности детского садика;
Подготавливает и отправляет служебную отчетную документацию, справки и заявления для вышестоящих учреждений и администраций.
Составляет и печатает приказы по основной деятельности и иные приказы детского сада. Ознакомляет сотрудников с их содержанием в день издания, берет подпись.
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, в т. ч и по электронной почте, передает ее в соответствии с указаниями заведующего ДОУ в структурные подразделения или исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Выдает по запросу справки по зарегистрированным документам и регистрирует их в системе документооборота.
Ведет работу по оформлению, хранению и трудовых договоров, трудовых книжек и личных карточек всех сотрудников детского сада.
Ведет необходимую документацию воинского учета и сдает по данному направлению своевременную отчетность в военкомат.
Участвует в качестве секретаря заведующего детского учреждения на собраниях, где ведет запись происходящего и оповещение всех его участников. Контролирует их своевременное прибытие.
Производит архивное делопроизводство: хранение, учет, систематизацию, регистрацию и контроль выдачи всей документации детского сада под подпись. Несет обязанности по ее полной сохранности.
Занимается учетом табельного времени других работников, в который входит обязанности делопроизводителя по контролю за соблюдением рабочего графика других сотрудников. Сдача к положенному сроку табеля учета рабочего времени для начисления в бухгалтерии детского садика заработной платы (зарплата включает себя оклад и премии). И своевременное оповещение об изменениях в кадровом расписании, графике работы детского сада.
В пределах своей компетенции участвует в разработке программы развития делопроизводства и электронного документооборота. Вносит свои предложения по совершенствованию.
С помощью программистов выполняет работу по обработке и систематизации информации, проводит необходимые технических расчеты, разрабатывает несложные проекты и простые схемы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным актам.
Оформляет личные дела воспитанников ДОУ, заполняет алфавитную книгу воспитанников образовательного учреждения, обрабатывает и регистрирует сдачу личных дел в архив.
В десятках детских садов делопроизводитель выполняет еще одну функцию — прием родителей (законных представителей) каждый вторник в рабочие часы с 16:00 до 18:00.
Оформляет договоры, дополнительные соглашения с родителями (законными представителями) и своевременно ознакомляет с ними родителей (законных представителей) воспитанников детского сада.
Должностная обязанность делопроизводителя ДОУ включает в себя один важный момент — строгую конфиденциальность персональных данных работников сада и воспитанников. Не допускает распространения информации без официального согласия.
Проходит плановое профессиональное обучение или переобучение, повышает квалификацию, если этого требует должностные обязанности.
Участвует в организационных и общественных мероприятиях коллектива.
Строго соблюдает должностную инструкцию и регулярно проходит медицинские осмотры.
Обеспечивает выполнение «Инструкции по охране жизни и здоровья детей». Соблюдает нормы и правила по охране труда, санитарно-гигиенические требования, технику безопасности, противопожарную защиту, электробезопасность и антитеррору.

Вывод

Работа любого дошкольного учреждения связана с большим потоком различного рода документов. Классифицировать ее и превращать в бесперебойный механизм документооборота должен непосредственно делопроизводитель.

Качество управления таким учреждением прямо пропорционально уровню организации делопроизводства. Поэтому администрация любого детского учреждения должна с ответственностью подойти к выбору кандидата на должность делопроизводителя.

Читать еще: Что делать если нету денег на похороны

Кто работает ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕМ в Детском саду, подскажите

Я работаю. Во всех садах обязанности делопроизводителя могут отличаться. Я не завалена работой.
Ты устроилась, а то пост старый.

пришлось отказаться, дочку забрали из сада на три мес, сейчас на море повезу ее, в общем потом буду искать конкретно в садике делопроизводителем, буду по сайтам садиков рассылать резюме тогда напрямую

и в школах попробуй, схожая работа

С Днём Рождения, доченьки.

Соглашайся. Уйти всегда можно. Минусы и завалы есть в любой работе. Главное искать плюсы и все правильно и организованно выполнять.

да я согласилась, но ребенок болеет сильно, сейчас с осложнениями, и я хочу забратье е из сада, хотя бы на неск месяцев… думаем вот как быть, может откажусь все же.

Многое зависит и от руководителя, есть древние, которые в компе совсем не фурычат, от этого работа у секретаря огромная, а есть более прогрессивные, у таких проще. Знаю по своим знакомым, одна работала, говорит зп очень маленькая, а работы много, при проверках задерживаться приходилось. Другая у молодой директрисы работала, особо не напрягалась.

За такую зарплату как вы написали- там вообще работы не так много. Я юрист в городской администрации — работы и ответственности в разы больше, а зарплата меньше даже с «полярками».

Ну и +- ребенок под присмотром, нет проблемы забрать-отвести, и на праздник всегда можно прийти посмотреть, и больничные, и летний отпуск- мечта, а не работа!

нет, садик у нас другой, не тот где вакансия. и переводить не планирую. ну зарплаты в каждом же регионе разные — у нас Подмосковье, выше зарплаты поэтмоу наверно

Обязанности делопроизводителя в ДОУ.

· Ведение делопроизводства;
· составление должностных инструкций;
оформление больничных листов; оформление трудовых договоров; составление и контроль графика отпусков;
· табельный учет рабочего времени сотрудников;
· выдача заверенных копий документов‚ справок.
· ведение базы данных по персоналу . Знание основ Трудового Кодекса России .
Управление документацией – создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Это направление включает в себя: функцию документооборота (упорядоченное перемещение внутренних входящих и исходящих документов в процессе работы с ними должностных лиц) , контроль исполнения документов, создание информационно-поисковой системы по документам организации (регистрация, индексирование документов, система оперативного хранения, поиска и учета документов) , создание номенклатуры дел, архивное хранение документов.

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы (ОРД) являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление ОРД является базовым процессом в реализации всех управленческих решений.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

* организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.) ;
* распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.) ;
* информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.) ;
* документы по личному составу ;
* предложения, заявления, жалобы граждан ;
* финансово-бухгалтерские документы ;
* технико-технологические документы ;
* контрольно-ревизионные документы .

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется:

* Отсутствием службы документационного обеспечения;
* Незначительным объемом документооборота;
* Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
* Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
* Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения

1-я Определяют специфику ДОУ

2-я Регламентируют управленческую деятельность
Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

* приказы по основной деятельности;
* приказы по личному составу;
* организационные документы;
* распорядительные документы;
* информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Делопроизводитель в садике

ну как мне объясняли там обязанности:

походы во всякие организации пенсионный фонд,фсс и многое многое другое в общем сплошной гемор(((((

оформление пенсий.больничных,отпусков,взаимодействие со всякими сторонними службами типа водоканал и т.д

Лучше напишите, сколько групп в этом садике.

В садике 12 групп.

Люша, а Вы из какого города?

Читать еще: Что такое технический этаж в жилом доме

Зачем вам это надо? Такая тошнятина и путь в никуда, только если вы не собираетесь всю жизнь прозябать на завалинкахвот в точку. Я слава богу увольняюсь уже скоро.

Папина дочка, какие у Вас были обязанности?

Юля, они у меня и сейчас есть ) Я пока еще работаю.

Значит так. Я слежу за личными карточками (завожу т2 на новых сотрудников, вписываю туда отпуска). Делаю приказы по личному составу (это по зарплате в основном, туда же отпуска), по финансовой деятельности (это не без бухгалтера), по основной деятельности (тут заведующая рулит). Веду табель сотрудников.

Занимаюсь страховыми полисами сотрудников (т.е. если поменять кому надо, или новый сделать.)

Табель посещаемости детей ведет медсестра, но их личные дела у меня. За ними надо следить тоже. Сейчас вот комплектование заканчивается, как раз этим занимаюсь.

Стоимость меню считаю в экселе.

Всякие там отчеты после плановых проверок пишу.

Это так сказать бессменные обязанности, а так что заведующая говорит то и делаю.. напечатай-отксерь-сшей-отнеси-отправь-позвони-прими-ответь....

Дочка, ты из Петрозаводска?

Скажите обязан ли делопроизводитель заниматься сайтами госзакупок, создавать свой сайт детского сада и вести его.

Работать придется не до посинения , а до почернения.И пол-ночи будешь планы строить,как хотя бы что-нибудь довести до конца -это большая ЯМА, за минмальную з/п

я работаю делопроизводителем в дет саду, работы конечно хватает, но я ввсе успеваю делать и мне нравится!

Работаю делопроизводителем пол года, но уже не сил не терпения нет, работы много, а благодарности не какой. Согласна с Малиной из Воронежа, вешают все, а получают другие люди. Заведующая чаи гоняет и строчку в ворде напечатать не может. Скажите обязан ли делопроизводитель заниматься сайтами госзакупок, создавать свой сайт детского сада и вести его.

у нас сайтом и всеми госзакупками занимаюсь я, делопроизводитель. Новые распоряжения поступают со скоростью света – еле успеваем выпонять. На кадровую работу время остаетс только к вечеру

Здравствуйте! Хочу устроиться работать делопроизводителем в детский сад, заработная плата 6-7 тыс. руб. Кто работал в детском саду делопроизводителем? Какие там обязанности?

Скажите вы устроились на работу деловодом? подскажите, а каких врачей вы проходили в медкомиссии?

Флюрография, мазок на инфекции, кровь на сифилис, прививки- все, что сдают для работы в детских учреждениях.

От заведующей конечно зависит очень много, здорово вам тогда с заведующей повезло.

я работаю делопроизводителем в садике, веду делопроизводство, регистрирую исход. и вход. документы, + печатаю приказы по л/с., оформляю б/л и отпуска, завожу личные дела слежу за порядком, + архив , з/п 6000, ставлю детей на питание (обход) и то попросила завед., т.е. не входит в мои обязанности, да в принципе работа не бей лежачего даже скучно иногда))

Марина а скажите зп 6000 это во всех дет садах? Или где то может быть больше? А вы в каком дет саде? И скажите пожалуйста вы устраивались с опытом или без? Какие требования? На днях иду на собеседование нужно резюме составить а желаемую зп не знаю какую указать. Думала делопооиз хоть тыс 8 получают (

у нас в уфе на сколько я знаю это край з/п больше не будет. к сожалению! я получаю в районе 10 000 тыс.руб. потому что работаю на 0,5 ставки инженером по охране труда, так что если вы еще там подрабатывать будете то больше з/п будет)). Опыт у меня есть я и раньше работала так что я знаю кадровое делопроизводство. хотя там и без опыта я думаю можно справиться, тем более там там заведующая все проверяет, ошибки исправляет, не чего страшного)) единственное что плохо это з/п. ))

Источники:

http://1-kak.ru/282-deloproizvoditel-kto-ehto.html
http://zakonirabota.ru/dolzhnostnye-instruktsii/chto-dolzhen-delat-deloproizvoditel-v-detskom-sadu.html
http://www.baby.ru/blogs/post/616451621-209951166/
http://otvet.mail.ru/question/45594902
http://www.woman.ru/psycho/career/thread/4098372/

голоса

Рейтинг статьи