9 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Содержание

Цвет чернил для документов

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

Действительно, почти на подсознательном уровне черный цвет проставленной личной подписи всегда одобрялся нашими руководителями и даже сейчас иногда считается более «статусным». Очень правильно специалисты служб делопроизводства возвращают руководство с «высот» на профессиональную «почву», обращая внимание на необходимость обеспечения правовой функции документа, его сохранности и использования в качестве доказательства.

Способы естественной (самой простой и дешевой) возможности отличить оригинал по внешним признакам от всех возможных копий (бумажных, факсимильных, электронных) сохраняют свою актуальность. Обычаем делового оборота остается способ, когда при черном машинописном или принтерном тексте документа синим цветом оформляются идентификационные реквизиты (дата, индекс и личный росчерк в реквизите «подпись»), что и обеспечивает внешние признаки оригинала.

Единой правовой нормы, относящейся к способам и средствам оформления официального управленческого документа на бумажной основе, на общегосударственном уровне не существует. В рамках своих зон ответственности государственные органы могут устанавливать свои ведомственные требования к оформлению реквизитов некоторых видов документов, что и делается в настоящее время прежде всего с позиций «износоустойчивости» чернил / цвета краски. А напрямую требования к цвету чернил, которые должны соблюдаться при оформлении документов, устанавливает, как известно, Банк России, но тоже по отношению к конкретным видам банковских документов – карточке образцов подписей и оттиска печати, чековым книжкам, векселям и ценным бумагам, существующим в документарной форме.

Всеобщее увлечение переводом документов в электронную форму и «их проблемы», к сожалению, отодвинули на второй план изучение физической сущности документов, изготавливаемых на современной бумаге и с помощью новых способов и средств, которые в условиях рынка не только подлежат очень быстрой смене, но и становятся даже объектом фальсификации, подделки (это особенно касается расходных материалов для принтеров).

Поэтому две важнейшие задачи – защита документа (аутентичности и юридической силы) и обеспечение его сохранности – рекомендуем решать в настоящее время самостоятельно на уровне организации. Руководитель организации и профессиональная служба делопроизводства в локальных нормативных актах (регламентах издания распорядительных документов, выдачи доверенностей, ведения переписки и т.п.) могут установить требования к форме представления оригинала (для документов постоянного и долговременного сроков хранения качественная по составу сырья бумага обеспечивает срок доказательного хранения в течение 100 лет) и средствам его изготовления, в том числе к чернилам, их цвету, ручкам, печатающим устройствам и т.п. Это и повседневная задача, и перспективная, т.к. документы в рамках корпоративного управления признаются активом организации, который она сама должна защищать и хранить.

К решению конкретного вопроса о выборе цвета чернил при оформлении идентификационных реквизитов документов организации рекомендуем подходить с позиций общих требований к обеспечению сохранности документов. Средства оформления документов (нанесения текста) должны быть светостойкими, водостойкими, износостойкими.

Представьте, сколько раз делаются ксерокопии оригиналов, когда идентификационные реквизиты подвергаются «световой атаке», после которой сразу начинается процесс выцветания, и при последующей сдаче документов в архив возникает риск просто не обнаружить подписи на документе, а только ее следы. В бумаге, обладающей пористой структурой и большой гигроскопичностью, могут начаться физико-химические процессы, которые вызывают поглощение водорастворимой краски капиллярной ручки. И, наконец, смазывание, стирание, расплывчатость линий могут обнаружиться после применения неизвестной новой ручки, полученной руководителем в качестве сувенира из дальних стран. Поэтому службе делопроизводства необходимо проверять рекламные заявления компаний-производителей средств изготовления документов (научно они называются «рукописными средствами текстонанесения»), требовать сертификаты и по договоренности с руководством устанавливать обязательность применения светостойких и водостойких современных чернильных и шариковых ручек при подписании документов.

С точки зрения противодействия выцветанию, удобства чтения и копирования собственно текст официального документа должен быть черным, контрастным, без применения принтерных режимов экономной печати. Для изготовления документов постоянного и долговременного сроков хранения рекомендуется также применять принтерную матричную печать, которая является износоустойчивой, и специальные «фирменные» сорта бумаги для принтеров со стабилизирующими свойствами, которые приспособлены для закрепления принтерных чернил / краски в момент нанесения.

Для оформления идентификационных реквизитов оригинала в этом случае целесообразно применять следующие за черным по параметру светостойкости цвета – синий и фиолетовый (последний – цвет штемпельных красок для проставления печатей и штампов; светостойкость синего цвета все-таки выше). Таким образом обеспечиваются оформление и защита оригинала документа по его внешним признакам. Современные пасты «фирменных» шариковых ручек в основном соответствуют параметру водостойкости и могут применяться для подписания документов. А вот в чернильных авторучках (если это не специальные водостойкие чернила, которые используются в конфиденциальном делопроизводстве), капиллярных ручках, ручках-роллерах и в маркерах с цветными чернилами современные химические краски / чернила являются водорастворимыми и в обозримый период даже оперативного хранения расплываются или размываются. При необходимости в последующем ксерокопировать документы, подписанные водорастворимыми чернилами, копии не будут выглядеть убедительно и могут быть не приняты вообще, а особенно – для нотариального удостоверения. В целом же показатели светостойкости и водостойкости материалов и веществ, из которых состоит документ как материальный объект, должны рассматриваться комплексно, как взаимосвязанные показатели.

Для принятия конкретных решений о регламентации правил оформления документов с позиций обеспечения качества и сохранности материального носителя рекомендуем изучить работы Владимира Федоровича Привалова, научное наследие которого становится все более востребованным, например:

  • Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2002;
  • Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2003.

Обратите внимание и на разработки наших коллег из Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, которые также изучают документ как материальный носитель в аспекте его свойств и веществ, например:

  • Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: Методические рекомендации / БелНИИДАД. – Минск, 2011.

Если приведенные в этом ответе аргументы не покажутся вашему руководителю убедительными, то можете предложить ему принять участие в шуточном эксперименте:

  • подберите несколько видов ручек, в т.ч. самые «ненадежные»;
  • на листе бумаги напечатайте текст – перечень ручек (с указанием производителя и модели, типа ручки и используемых чернил, цвета чернил). Среди ручек, участвующих в эксперименте, должны быть не только подобранные вами, но и любимая ручка шефа, которой он подписывает документы. После описания каждой ручки оставьте достаточно пустого места для последующей рукописной надписи;
  • перечень ручек можете предварить заголовком «Эксперимент начат и »;
  • с отпечатанным таким образом листом и перечисленными в нем ручками загляните к руководителю, когда у него будет хорошее настроение. И предложите ему написать одну и ту же фразу и поставить личный росчерк всеми этими ручками (например, «Глупости все это ») – под каждым наименованием ручки будет то, что руководитель ею напишет;
  • положите этот лист на подоконник окна (желательно с южной стороны, где максимум солнечных лучей); дополнительно можете периодически «мучить» лист ксерокопированием;
  • а дальше есть 2 пути: либо при первых ощутимых признаках «увядания» рукописного текста показать экспериментальный образец руководителю и потом делать это систематически раз в квартал; либо через год впервые показать результаты эксперимента шефу, чтобы произвести фурор. Он увидит «останки» некоторых надписей и «живучесть» других своими глазами.
Читать еще:  Что значит ограничение свободы на 2 года

Результаты эксперимента могут быть чрезвычайно полезны руководителю, например, он может сделать для себя вывод о том, какого рода документы какими ручками стоит подписывать. А самым сложным для вас может оказаться обеспечение наличия экспериментального листа на подоконнике в течение длительного времени (ведь признаться потом руководителю в его утере будет крайне неловко).

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте «Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 «Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации», утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 «О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности»).

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ «Аудит-Классик»
Новокрещенова Т.Г.
dmbu@zaoclassic.ru

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Новокрещенова Т.Г. — Старший юрист ЗАО АФ «Аудит-Классик»

Цвет чернил для документов

В каком нормативном документе определен цвет чернил, которыми должны подписывать конструкторскую и технологическую документацию её разработчики?

Конкретный цвет оригинальных подписей в основной надписи в текстовых и графических документах стандартами ЕСКД (ГОСТ 2.104-2006 «Единая система конструкторской документации. Основные надписи») и СПДС (ГОСТ Р 21.1101-2013 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» (пункт 5.2.1-5.2.9)) не определён, поэтому правила оформления разрабатываемых документов (в том числе и цвет подписи) должны быть установлены стандартом предприятия.

Вместе с тем, при установлении правил оформления необходимо учитывать следующее:

1. Пункты 3.3 и 3.5 ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (является ссылочным в ГОСТ 2.104-2006 ) гласят:

«3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

  • машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002-2003. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);
  • рукописным — чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304-81 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;
  • с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004-88);
  • на электронных носителях данных».

«3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также, выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью».

2. Пункты Г.4.2.3 и Г.4.3.1 приложения Г («Журнал изменений») ГОСТ 2.503-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений» гласят:

«Г.4.2.3 Журнал заполняют тушью, чернилами или пастой черного или синего цвета».

«Г.4.3.1 Внесение изменений в копии документов осуществляют путем непосредственного исправления копий или их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета»

3. Пункт 5.1.4 ГОСТ Р 21.1101-2013 гласит:

«5.1.4 В графических документах условные обозначения следует выполнять в основном черным цветом. Некоторые условные обозначения или их отдельные элементы допускается выполнять другими цветами. Указания о цвете условных обозначений приводятся в соответствующих стандартах СПДС. Если цвета условных обозначений, применяемых на чертежах и схемах, не установлены в стандартах, их назначение указывают на чертежах.

В подлинниках, предназначенных для изготовления черно-белых копий, цветные условные обозначения и их элементы следует выполнять черным цветом».

Таким образом, по совокупности вышеизложенных положений, можно сделать вывод, что оригинальные подписи в основной надписи документов должны выполняться чёрным или синим цветом.

Можно ли подписывать документы черной ручкой: требования, особенности и рекомендации

Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.

А к множеству официальных преград, добавляются ещё и неофициальные, такие как: неуважительное отношение, колоссальные очереди, необоснованные придирки к почерку, месту печати, цвету пасты ручки. Если с остальными претензиями ещё возможно поспорить, отстаивая свои права, то вот какой ручкой можно составлять и подписывать документ? Этот вопрос требует более детального и углубленного разбора. Хоть тема и может показаться незначительной, но все же рано или поздно каждый сталкивается с ситуацией, где будет иметь значение какую ставить подпись на документах, цвет ручки важен ли при этом или нет.

Читать еще:  Чем отличается особый режим от строгого

Итак, разберем, какие же ручки актуальны для использования в делопроизводстве, а какие нет, какими должны быть их цвет, структура. Также будет указана толщина графически наносимого чернила и прочее. Первое, что необходимо знать, — это какими ручками и чернилами подписывать документ, чтобы не возникало претензий.

Черный

Большинство обывателей предпочитают черный в повседневном обиходе. С точки зрения статуса, данный цвет является более респектабельным и презентабельным. Считается, что лицам начальствующим лучше ставить подписи именно черными чернилами. Потому что психологами доказано, что даже на подсознательном уровне этот цвет оставляет впечатление надежности и стабильности. Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа. Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой.

При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила. Известен случай, когда у учащегося закончилась синяя паста, и он продолжил ведение тетради черной ручкой, которая оказалась под рукой. После проверки учитель оставил в тетради комментарий: «Черной ручкой будешь писать, когда станешь профессором!». И после этого ученик раз и на всю жизнь осознал, как важен выбор цвета чернила, исходя из жизненных ситуаций разных характеров.

Возможна подделка подписи

Все же остается нерешенным вопрос о том, можно ли подписывать документы черной ручкой. Хотя в век электронных технологий человек все больше приходит к использованию печатных символов, но все-таки какие-то рукописные документы остаются актуальными и на сегодняшний день.

Ведь если печатный текст можно подделать, просто перепечатав его, то скопировать почерк человека гораздо сложнее. Поэтому и сегодня пользуются актуальностью такие рукописные символические значения как дата, подпись, подтверждение «Копия верна» и так далее. Хотя можно и рукописный текст подделать при помощи программ вроде Photoshop или же просто умелым обращением с печатной техникой, такой как принтеры и сканеры. Но все же далеко не каждого проведешь даже такими уловками. Так как внимательный сотрудник заметит разницу между настоящими чернилами и копией.

Можно ли? Варианты решения данного вопроса

Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета? На сегодняшний день не существует единого для всех распоряжения об этом. Подобные вопросы, зачастую решаются на местах. То есть каждая организация, будь то частная структура или же государственное учреждение, сами для себя устанавливают правила пользования чернилами. В одних заведениях будет позволяться подписывание документов черной или синей ручкой, в других выбор будет остановлен на одном определенном цвете. В некоторых будет четкое разграничение и разъяснение, кому и какой ручкой можно пользоваться, а кому нельзя.

Допустим, начальствующие лица могут пользоваться только черными цветами, подчиненные синими. Или же все сотрудники смогут писать черным цветом, а вот для посетителей обязательным будет лишь синий. Могут быть и другие варианты. Например, для всех обязательным будет использование черной ручки, а возможно и такое, что и вовсе не будет никаких ограничений. Для того, чтобы не попасть в неловкую ситуацию, нужно поинтересоваться у сотрудников или у других посетителей актуальными вопросами по заполнению документов и внутренних правил организации, то есть можно ли подписывать документы черной ручкой, какой срок подачи и рассмотрения их, сколько экземпляров необходимо составить для полноценной работы.

Документы электронные и бумажные

Хоть документы в электронном виде и заполняют жизненное пространство все больше и больше, но все же материальный обладает большей юридической силой. Потому что его тяжелее подделать, как об этом уже говорилось ранее.

Во все времена важной проблемой являлось хранение документов, особенно если они были изготовлены из бумаги. В среднем, срок годности бумажной продукции составляет около одного века. Далее его разрушают тление, влажность, выветривание. И это является большой проблемой. Потому что, например, многие потомки не могут доказать наследственное право из-за того, что документы попросту испортились.

Выбор бумаги для документов

Так что при выборе бумаги и чернил необходимо смотреть на качество. Желательно, не скупиться. Особенно, если документы ваши будут предназначены для длительного использования. Бумага должна обладать достаточной плотностью. Также она быть сделана из качественной целлюлозы.

Выбор чернил. Можно ли подписывать документы черной ручкой?

К чернилам, конечно же, предъявляются свои отдельные требования. Они должны быть надежными в хранении отведенной им информации. Необходимо проследить, чтобы чернила не боялись солнечного света. Так как при длительном ультрафиолетовом облучении происходит выгорание цветовых пигментов. В результате чего нанесенные данные могут потускнеть так, что их невозможно будет прочесть.

Также при выборе следует смотреть на отношение их к воде. Если же краска моментально расплывается и портится при попадании жидкости на поверхность бумаги, то такой ручкой лучше не пользоваться для важных записей. И самое главное – некоторые чернила могут утратить свой цвет просто от времени. Это, как правило, дешевые ручки. Их не стоит использовать, когда речь идет об информации, которую нужно хранить годами, а порой даже и столетиями. Ну и нельзя не затронуть вопрос о цвете, о том, можно ли подписывать документы черной ручкой? Конечно же, да. И не просто можно, а и нужно. Так как в сроке длительности именно черные пигменты превосходят все остальные.

Надежные ручки и чернила – залог сохранности информации на документах

Можно ли подписывать кадровые документы черной ручкой? Освещая этот вопрос, все же следует упомянуть о ещё одном аспекте в использовании чернил.

Важно помнить ещё одну причину, почему стоит выбирать надежные. Это постоянные использования документов для ксерокопирования и цветного копирования. Если на документ будут нанесены некачественные чернила, то от постоянных облучений они будут терять цвет. Это, конечно же, плохо отразится на их качестве.

Небольшое заключение

Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным. Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.

Требования к цвету ручки при подписании документов

Недавно при заполнении заявления на получение выплат по больничному листу я столкнулась с необходимостью оформления документов строго черной гелевой пастой. Меня это очень сильно удивило, так как гелевые ручки используются достаточно редко. На работе мне пояснили, что ФСС имеет свои требования к оформлению данного вида заявлений. И в этих требованиях установлен строго конкретный тип и цвет чернил. Поэтому мне пришлось заполнить заявление черной гелевой пастой. Но это не единственный случай, когда цвет пасты ручки имеет значение. И сейчас я подробно вам об этом расскажу.

Исторические моменты

Данный цвет пасты нравится многим людям, поэтому они используют его в своем повседневном обиходе. Большинство из них считает, что этот цвет придает некоторую статусность их подписи, она смотрится респектабельно. Таким цветом часто ставят свои подписи руководители организаций. А психологи доказали, что на подсознательном уровне черный цвет создает иллюзию надежности и стабильности данного документа. Поэтому многие люди, занимающие высокие должности в компаниях, используют этот цвет чернил, чтобы подсознательно влиять на человека, получающего эти документы.

Читать еще:  Форма м15 когда используется

Возможно, что эти подсознательные впечатления у старшего поколения исходят от школы. Так как тогда учителя использовали преимущественно черную пасту. При этом ученикам было дозволено пользоваться только синими чернилами. Таким образом, они с детства понимали, что синий цвет используют простые люди, а черный цвет чернил могут позволить себе статусные люди, имеющие определенный вес в обществе, в определенной компании и т.д.

Но сейчас у молодого поколения нет таких ассоциаций, потому что в большинстве школ они могут позволить себе писать черной или синей пастой. Также нередко встречаются и сиреневые оттенки ручек.

Подделка черной подписи

Несколько лет назад, когда я работала в одной торговой компании, я впервые столкнулась со строгим запретом использования черной пасты в документах. Все договоры поставки, а также иные важные внутренние документы должны были быть заполнены только синей пастой. И связано это было с тем, что руководство компании опасалось подделки документов и подписей.

Они считали, что любой текст и подпись могут быть отксерокопированы на нужный документ, таким образом, это повредит финансовому состоянию компании. Поэтому служба безопасности в первую очередь отслеживала во всех документах цвет пасты. Даже руководители высшего звена не имели права использовать черный цвет для подписи договоров.

В данном случае каждая компания имеет право предъявлять свои требования к внутреннему документообороту. Но эти правила нередко распространяются и на контрагентов и партнеров таких юридических лиц, так как их просят соблюдать данные правила при подписании контрактов и иной документации в работе с компанией.

Но законодательство РФ имеет свои виды на данную ситуацию:

  1. В первую очередь, использование синего цвета не дает гарантии, что подпись не будет подделана на цветном принтере. Поэтому ограничений по черному цвету в документообороте законодательством не установлено.
  2. Большинство нормативно-правовых актов, регулирующих требования ко входящим документам, устанавливают возможность использования синей и черной пасты, а иногда и сиреневого оттенка.
  3. Однако законы РФ устанавливают возможность определенных госорганов или ведомств устанавливать свои требования ко входящим и внутренним документам. Одним из ярких примеров является ФСС, которые требуют заполнять заявление черной гелевой пастой. Такая особенность связана с техническими моментами. Так как все заявления проходят определенный технический контроль, они должны быть хорошо читаемыми, чтобы техника могла без ошибок разобрать весь текст документа. И для этих целей хорошо подходит черная гелевая паста.
  4. Сами организации, компании и объединения также могут устанавливать определенные правила к внутреннему документообороту. Примером этой ситуации является торговая компания, в которой я работала несколько лет назад.

Исходя из этих нюансов выходит, что в России нет строгого запрета на использование черной пасты. Однако данное ограничение может быть наложено определенной компанией или государственным ведомством при подаче обращения к ним.

Пользоваться ли черным цветом?

Если у вас есть желание использовать данный цвет для подписи документов, вы смело можете это себе позволить. К тому же деловой человек всегда должен иметь не одну единственную ручку, которая постоянно теряется, а несколько. В качестве основного комплекта вы можете иметь несколько ручек черного цвета и 1-3 синего цвета для использования их в тех случаях, когда обстоятельства ограничивают использование черного цвета.

Мировые тенденции

Последние тенденции делового мира все больше склоняются к электронным видам документов и электронным подписям. Это очень удобно, так как личного присутствия человека больше не требуется для подписания документов. Он может из любой точки мира, имея доступ к интернету, поставить свою электронную подпись и печать организации на документ, а затем отправить его по назначению. Такая схема упрощает деловые отношения между партнерами, находящимися далеко друг от друга.

К тому же документооборот сейчас стал настолько велик, что хранить все бумаги бывает просто невозможно. Арендовать для этого специальные сейфы — дело затратное, поэтому большинство крупных компаний стараются уменьшить количество архивных бумаг, все чаще прибегая к цифровым носителям.

История показывает, что средний период жизни любого бумажного документа не более века. После этого бумага начинает портиться, а чернила выцветать. Но нередко попадается бумага и чернила более низкого качества, что значительно укорачивает жизнь документов. Поэтому хранение информации в электронном формате сейчас наиболее ценно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Чернила

Но несмотря на все электронные тенденции, в высшем свете все чаще внимание уделяется настоящим чернилам, конечно же, черного цвета. Использовать их разрешено точно так же, как и черный цвет пасты, либо запрещено в связи с их цветом и требованиями определенной компании или ведомства. Но при выборе чернил необходимо ориентироваться на следующие моменты:

  • их долговечность, так как в зависимости от цены срок хранения текста на бумаге может существенно различаться;
  • светоустойчивость, большинство чернил подвержены быстрому выгоранию на ярком свете, отчего текст становится тусклым и едва читаемым;
  • водоустойчивость, иногда на бумагу может попасть капля воды либо сами документы окажутся во влажном помещении, поэтому стоит выбирать чернила, максимально устойчивые к этим факторам.

Если вы принимаете решение использовать чернила, помните, что все документы обычно часто сканируются, ксерокопируются, вследствие чего чернила также могут иметь негативные последствия для своей долговечности. Поэтому при подписании наиболее важных документов лучше используйте только проверенные чернила или пасты.

Заключение

В качестве главного вывода резюмируем, что законодательством не запрещено использовать пасту или чернила черного цвета для подписания документов. Однако есть несколько важных нюансов, которые надо учитывать:

  1. Различные ведомства, государственные органы или частные компании имеют право устанавливать индивидуальные требования к внутреннему документообороту. Поэтому вы можете столкнуться с необходимостью использования только синей пасты или, наоборот, только черной.
  2. Чтобы не попадать в ситуацию, когда вы вынуждены искать ручку определенного цвета, лучше имейте в запасе пасты черного и синего цвета. Тогда вы всегда будете уверенны в себе и не будете переживать о правильности выбранного цвета.
  3. При подаче заявления в определенное ведомство, уточните заранее требования к формату документа. Большинство государственных органов имеет определенные бланки для подачи обращений, а в приложение к этим бланкам всегда идут требования и правила их заполнения. Ознакомившись с такой информацией, вы будете уверены в правильности составленного вами документа.
  4. Работая в определенной компании, не нужно спорить с руководством о необходимости использования того цвета пасты, который вам нравится. Так как каждая компания вправе устанавливать внутренние требования для документооборота внутри организации.
  5. Использование черных чернил также допустимо. Только вы должны выбрать качественные чернила, проверенные годами. Потому что приобретение некачественных чернил может в дальнейшем стать причиной больших неприятностей, связанных с исчезновением текста на документе.

Поэтому выбор цвета пасты остается индивидуально за каждым пользователем. Но при этом всегда необходимо учитывать требования, предъявляемые к документу, который вы составляете или подписываете.

Источники:

http://www.delo-press.ru/questions.php?n=16079
http://base.garant.ru/8782381/
http://www.normacs.info/answers/3206
http://businessman.ru/mojno-li-podpisyivat-dokumentyi-chernoy-ruchkoy-trebovaniya-osobennosti-i-rekomendatsii.html
http://grazhdaninu.com/raznoe/podpisyvat-dokumenty.html

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector